Políticas de Privacidad

Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1. Objetivo

Establecer los principios y lineamientos para la recolección, uso, almacenamiento, protección, transferencia y eliminación de datos personales tratados en la API de facturación electrónica, garantizando la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información conforme a la Ley No. 172-13 sobre Protección de Datos Personales de la República Dominicana.

2. Alcance

Aplica a todos los datos personales procesados en la API de facturación electrónica, incluyendo:

• Información de clientes, proveedores y usuarios internos.
• Datos de comprobantes fiscales electrónicos.
• Registros de acceso, auditoría y trazabilidad.
• Copias de seguridad y almacenamiento en servidores locales y en la nube.

3. Principios de Tratamiento

El tratamiento de datos personales se regirá por los principios establecidos en la Ley 172-13:

• Legalidad: cumplimiento estricto de la normativa vigente.
• Finalidad: uso exclusivo para la emisión, validación y gestión de comprobantes electrónicos.
• Proporcionalidad: recolección mínima necesaria para cumplir con los fines.
• Calidad de los datos: mantener información veraz, actualizada y pertinente.
• Consentimiento informado: el titular otorga autorización expresa para el tratamiento, salvo excepciones legales.
• Confidencialidad y seguridad: acceso restringido y medidas técnicas para prevenir accesos no autorizados, pérdida o alteración.
• Transparencia: comunicación clara a los titulares sobre el uso de sus datos.

4. Recolección y Uso de Datos

• Se recolectan datos personales únicamente para:
  • Cumplimiento de obligaciones fiscales.
  • Emisión y validación de comprobantes electrónicos.
  • Gestión de usuarios y accesos a la API.
• No se utilizarán los datos para fines distintos sin consentimiento expreso del titular.
• No se recolectarán datos sensibles (salud, ideología, religión, orientación sexual, origen racial) salvo obligación legal expresa.
• El tratamiento de datos de menores de edad requiere consentimiento expreso de padres o tutores.

5. Almacenamiento y Seguridad

• Los datos se almacenan en servidores locales y en la nube, con cifrado en tránsito y en reposo.
• Se aplican controles de acceso basados en roles, autenticación multifactorial y monitoreo continuo.
• Se realizan copias de seguridad periódicas con validación de integridad y planes de restauración.

6. Derechos de los Titulares

Los titulares de los datos personales podrán ejercer los derechos reconocidos en la Ley 172-13:

• Acceso: conocer los datos tratados.
• Rectificación: corregir información incorrecta.
• Cancelación: solicitar eliminación de datos cuando no sean necesarios para fines legales o contractuales.
• Oposición: negarse al tratamiento en casos permitidos por la ley.
• Habeas Data: acción judicial para exigir acceso, rectificación o cancelación de datos.

Las solicitudes deberán realizarse por los canales oficiales definidos por la organización.

7. Transferencia de Datos

• Los datos personales no serán compartidos con terceros salvo:
  • Autoridades fiscales y regulatorias, conforme a la ley.
  • Proveedores de servicios tecnológicos bajo contratos que garanticen confidencialidad y seguridad.
• En caso de transferencias internacionales (ej. almacenamiento en Azure), se garantizará que el país receptor cuente con niveles adecuados de protección conforme a la Ley 172-13.

8. Conservación y Eliminación

• Los datos se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con obligaciones fiscales y contractuales.
• Una vez cumplida la finalidad, se procederá a su eliminación segura o anonimización.

9. Responsabilidades

• Responsable de Seguridad: supervisar cumplimiento de la política y coordinar auditorías.
• Administrador de Base de Datos: garantizar integridad y trazabilidad de la información.
• Equipo de TI: implementar medidas técnicas de protección y monitoreo.
• Dirección General: aprobar la política y tomar decisiones estratégicas en caso de incidentes relacionados con datos personales.

10. Autoridad de Control

Los titulares podrán acudir a la autoridad competente en materia de protección de datos personales en la República Dominicana para presentar reclamos o ejercer sus derechos, conforme a lo dispuesto en la Ley 172-13.

11. Auditoría y Actualización

• Se realizarán auditorías semestrales para verificar cumplimiento.
• La política será revisada y actualizada cada 12 meses o cuando exista un cambio normativo relevante.

Procedimiento de Consentimiento y Derechos de los Titulares

1. Obtención del Consentimiento

• Consentimiento expreso: Antes de recolectar datos personales, se solicitará al titular su autorización mediante aceptación del aviso de privacidad en formularios electrónicos o contratos.
• Excepciones legales: No se requerirá consentimiento cuando el tratamiento sea necesario para:
  • Cumplimiento de obligaciones fiscales.
  • Ejecución de contratos en los que el titular sea parte.
  • Mandato legal o judicial.
• Menores de edad: El consentimiento deberá ser otorgado por padres o tutores legales.
• Datos sensibles: Solo se tratarán con consentimiento expreso y por obligación legal (ej. comprobantes fiscales que incluyan información sensible).

2. Ejercicio de Derechos de los Titulares

Los titulares podrán ejercer los derechos reconocidos en la Ley 172-13:

• Acceso: solicitar información sobre los datos personales tratados.
• Rectificación: corregir datos incorrectos o incompletos.
• Cancelación: solicitar la eliminación de datos cuando no sean necesarios para fines legales o contractuales.
• Oposición: negarse al tratamiento en casos permitidos por la ley.
• Habeas Data: acción judicial para exigir acceso, rectificación o cancelación de datos.

3. Canales de Atención

• Solicitudes se recibirán a través de:
  • Correo electrónico oficial de privacidad.
  • Formulario web en el portal de la API.
  • Oficina administrativa de GREGORY ALBERTO SUAREZ DE LA CRUZ.
• Cada solicitud deberá incluir:
  • Nombre completo del titular.
  • Documento de identidad.
  • Descripción clara del derecho que desea ejercer.

4. Plazos de Respuesta

• Recepción: confirmación inmediata al titular.
• Evaluación: máximo 5 días hábiles para validar la solicitud.
• Respuesta final: máximo 15 días hábiles para comunicar la decisión y ejecutar la acción solicitada.
• En casos complejos, se podrá ampliar el plazo por 10 días adicionales, notificando al titular.

5. Registro y Auditoría

• Todas las solicitudes y respuestas se documentarán en la bitácora de derechos de titulares.
• El responsable de Seguridad revisará trimestralmente el cumplimiento de plazos y procedimientos.
• Se incluirán estadísticas en el informe semestral de privacidad.

6. Escalamiento

Si el titular no está conforme con la respuesta, podrá acudir a la autoridad competente en materia de protección de datos personales en la República Dominicana, conforme a la Ley 172-13.

Lineamientos de Confidencialidad y Uso de Información

1. Objetivo

Establecer normas claras para garantizar la confidencialidad, integridad y uso adecuado de la información tratada en la API de facturación electrónica, protegiendo los datos personales y corporativos conforme a la Ley No. 172-13 sobre Protección de Datos Personales.

2. Alcance

Aplica a:

• Todos los colaboradores, contratistas y proveedores con acceso a la API.
• Información personal de clientes, usuarios internos y externos.
• Datos fiscales y comprobantes electrónicos.
• Documentación técnica, registros de auditoría y copias de seguridad.

3. Principios de Confidencialidad

• Acceso restringido: Solo personal autorizado podrá acceder a información sensible.
• Uso legítimo: La información será utilizada exclusivamente para fines operativos, fiscales y contractuales definidos.
• No divulgación: Queda prohibida la divulgación de información a terceros sin autorización expresa o mandato legal.
• Protección reforzada: Los datos sensibles y de menores de edad tendrán medidas adicionales de seguridad.
• Transparencia: Los titulares serán informados sobre el uso de sus datos mediante el Aviso de Privacidad.

4. Obligaciones de los Colaboradores

• Mantener absoluta reserva sobre la información a la que tengan acceso.
• No copiar, transferir ni almacenar datos personales en dispositivos no autorizados.
• Reportar inmediatamente cualquier incidente de seguridad o sospecha de fuga de información.
• Firmar acuerdos de confidencialidad como condición de acceso a sistemas críticos.

5. Uso de la Información

• Permitido:
  • Procesamiento de comprobantes fiscales electrónicos.
  • Validación de integridad de datos.
  • Auditorías internas y externas autorizadas.
• Prohibido:
  • Uso de datos para fines personales, comerciales o distintos a los autorizados.
  • Compartir credenciales de acceso.
  • Transferir información a países o proveedores sin garantías adecuadas de protección.

6. Conservación y Eliminación

• La información se conservará únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con obligaciones fiscales y contractuales.
• Posteriormente será eliminada o anonimizada de forma segura.

7. Responsabilidades

• Gerencia: aprobar lineamientos y supervisar cumplimiento.
• Responsable de Seguridad: coordinar auditorías y capacitar al personal.
• Equipo de TI: implementar controles técnicos de acceso, cifrado y monitoreo.
• Colaboradores: cumplir estrictamente con los lineamientos y acuerdos de confidencialidad.

8. Auditoría y Sanciones

• Se realizarán auditorías semestrales para verificar cumplimiento.
• El incumplimiento de estos lineamientos podrá derivar en sanciones disciplinarias, civiles o penales conforme a la Ley 172-13 y normativa laboral vigente.

Vías de asistencia habilitadas para contribuyentes

Procedimiento de Atención al Cliente, Canales de Soporte y SLA

1. Objetivo

Garantizar una atención rápida, clara y efectiva a clientes y usuarios de la API de facturación electrónica, mediante canales oficiales de soporte y compromisos de tiempos de respuesta (SLA), asegurando trazabilidad y cumplimiento normativo.

2. Canales de Soporte

3. Clasificación de Solicitudes

• Consultas: dudas generales, información de uso, guías.
• Reclamos: inconformidades con el servicio o resultados.
• Incidentes técnicos: fallas operativas, de seguridad o disponibilidad.

4. Procedimiento de Atención

1. Recepción: Registrar fecha, hora, canal y descripción inicial. Asignar número de caso/ticket.
2. Clasificación: Determinar si es consulta, reclamo o incidente técnico.
3. Asignación:
   • Consultas → Equipo de Atención al Cliente.
   • Reclamos → responsable de Seguridad o Dirección, según impacto.
   • Incidentes técnicos → Equipo de TI y Administrador de BD.
4. Respuesta inicial: Confirmar recepción al cliente en máximo 24 horas hábiles. Informar tiempo estimado de resolución según SLA.
5. Gestión y resolución: Ejecutar acciones necesarias según clasificación. Mantener comunicación periódica con el cliente por el mismo canal de contacto.
6. Cierre: Notificar resolución al cliente. Documentar acciones realizadas en la bitácora de atención. Solicitar retroalimentación opcional del cliente.

5. SLA - Compromisos de Tiempos de Respuesta

Tipo de Solicitud	Tiempo de Respuesta Inicial	Tiempo de Resolución Estimado
Consultas	≤ 24 horas hábiles	≤ 48 horas hábiles
Reclamos	≤ 24 horas hábiles	≤ 10 días hábiles
Incidentes Menores	≤ 2 horas hábiles	≤ 24 horas hábiles
Incidentes Mayores	≤ 1 hora hábil	≤ 72 horas hábiles
Incidentes Críticos	Inmediato (≤ 30 minutos)	Hasta restauración del servicio

6. Roles y Responsabilidades

• Equipo de Atención al Cliente: recepción, registro y respuesta inicial.
• Equipo de TI: resolución de incidentes técnicos.
• Administrador de BD: validación de integridad de datos.
• Responsable de Seguridad: supervisión de reclamos y cumplimiento normativo.
• Dirección General: decisiones estratégicas en casos críticos.

7. Auditoría y Mejora Continua

• Revisión trimestral de la bitácora de atención y cumplimiento de SLA.
• Informe semestral con estadísticas de consultas, reclamos e incidentes.
• Actualización del procedimiento cada 12 meses o tras un cambio significativo.